Gemeenten betrekken inwoners volop bij allerlei onderwerpen: om de buurt aantrekkelijker te maken, bij plannen voor de bouw van woningen of een nieuwe school, beleid voor het tegengaan van eenzaamheid, etc. Je wilt niet alleen notoire klagers of hoogopgeleide mensen spreken die zich perfect weten te verwoorden.
Maar hoe organiseer je #participatie als je in gesprek wilt met de ‘unusal suspects’ of als je doelgroep kwetsbaar is? Bijv. omdat ze voor hun uitkering, zorg of hulp afhankelijk zijn van de gemeente, de taal niet vloeiend spreken, of zijn opgegroeid in een land waar van inspraak of burgerparticipatie geen sprake is?
Een groep onderzoekers en een adviesraad van inwoners deden er onderzoek naar en zetten een aantal lessen op een rij. Vanuit onze eigen ervaring denken wij dat deze lessen voor veel participatietrajecten waar het onderwerp gevoelig ligt, de doelgroep kwetsbaar is of het wantrouwen groot is, behulpzaam zijn. Vrij vertaald, ook vanuit onze eigen ervaringen:
✅ Leg je aanpak voor de participatie vóór aan een select groepje inwoners.
Wat vinden zij ervan? Voelen zij zich prettig bij de gekozen werkvorm? Kun je écht een open gesprek voeren (ook al bedoel je het als ambtenaar nog zo goed)? Het effect is dat inwoners zich mede-eigenaar voelen voor het traject, de bedoeling van de gemeente beter begrijpen en je allerlei waardevolle aandachtspunten meegeven, die je kunt gebruiken om de aanpak te verfijnen, reële verwachtingen te wekken en duidelijk te communiceren.
✅ Zet de participant niet geforceerd in de spotlight.
Als ambtenaar ben je gewend om voor een groep te staan, te presenteren en te discussiëren, maar dat is niet voor iedereen zo vanzelfsprekend. Als je werkt met een kwetsbare groep of een delicaat onderwerp, pas dan op met al te frivole werkvormen waarmee je de plank misschien wel mis slaat.
✅ Sla als gespreksleider een brug tussen wat is besproken in de voorbereiding en wat aan bod komt tijdens de ‘echte’ bijeenkomst.
Je creëert als het ware een ‘haakje’ in het gesprek waar participanten op kunnen reageren. Dat is voor sommige inwoners laagdrempeliger dan zelf het woord te moeten nemen en een punt te maken.
✅ Wees duidelijk over wat je gaat doen met de opbrengst van de bijeenkomst.
‘We nemen het mee’ is een dooddoener. Daarmee zeg je eigenlijk: ik kijk nog wel of ik iets met jouw inbreng kan. Schets de vervolgstappen en hoe je gebruik gaat maken van de inbreng van de groep, wanneer ze er weer iets van horen, etc.
✅ Maak een VISUEEL MOOI verslag van de bijeenkomst.
Geen woordelijk uitgeschreven notulen, geen lange lappen tekst. Gebruik plaatjes, kleuren en foto’s. Werk de rode draden uit en verzand niet in volledigheid.
✅ Denk na over een geschikte locatie.
De kamer waar het college altijd vergadert is misschien niet zo geschikt als het wantrouwen tegen de gemeente groot is en er sprake is van veel weerstand.
Graag geven we nog drie bonustips, bovenop alles dat al in het artikel aan bod kwam.
🚀 Kom naar het gevoel van de participanten toe.
Sla de beleefdheden en sociaal wenselijke omgangsvormen over en kom meteen tot de kern: ‘wij begrijpen heel goed dat u zich zorgen maakt over…. Er denkt misschien: er is al zoveel gebeurd, en nu komt de gemeente met nóg een praatsessie’. Door meteen metacommunicatie toe te passen, stel je je reëel en kwetsbaar op. Je laat ook zien dat je je verplaatst in het gevoel van de ander en hen serieus neemt. Hiermee breek je het ijs en bied je ruimte om boosheid, frustratie, scepsis en wantrouwen éven te laten varen en samen constructief in gesprek te gaan. Let wel: dit moet geen toneelstukje worden. Mensen prikken daar meteen doorheen!
🚀 Gebruik je ‘usual suspects’ om de ‘unusual suspects’ te vinden.
In participatieland kom je vaak dezelfde mensen tegen. Het zijn mensen die actief zijn bij verenigingen, adviesraden en wijkplatforms. Wil je ook die andere mensen spreken? Vraag jouw usual suspects hoe je die mensen kunt vinden. Dat is geen rare vraag, en heel vaak kunnen ze je daar geweldig bij helpen. Bijvangst: sterk gevoeld eigenaarschap en draagvlak voor je participatietraject. De drempel voor mensen om mee te doen is lager omdat je het sociale netwerk gebruikt om hen te benaderen en de uitnodiging om te participeren niet ‘koud’ van de gemeente komt.
🚀 Werk met kleine groepen.
Hoe groter de groep, hoe officiëler en afstandelijker het wordt. En hoe groter de drempel om mee te doen, laat staan ook echt iets te zeggen. De communicatie wordt meer éénrichtingsverkeer en de inhoud oppervlakkiger. Kleine groepen voelen daarentegen sneller vertrouwd en er ontstaat makkelijker een goed gesprek.
🚀 Denk na over wie het participatietraject begeleidt.
Participatie is wat mij betreft een kerntaak van iedere gemeente en het organiseren van participatietrajecten en -bijeenkomsten zou een integraal onderdeel moeten zijn van het werk van beleidsmedewerkers en projectleiders. Maar sóms is het fijner om iemand anders het traject of de bijeenkomst te laten organiseren of begeleiden. Bijv. als er veel wantrouwen is naar de gemeente of de druk hoog is. Een externe gespreksbegeleider of projectleider (van de participatie) kan dan uitkomst bieden. Je houdt als gemeente de handen vrij en kunt veel makkelijker zelf als één van de participanten deelnemen aan het participatietraject.
Meer weten? Heb je een vraagstuk of dilemma en wil je even sparren? Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen: 06 – 36 46 73 04, info@faqtoradviseurs.nl of stuur een bericht op Linkedin.
